Grundlagen der Prioritätensetzung

Aufgaben, die wichtig und dringend sind, erhalten die Priorität A (wichtige Vertragsverhandlungen, drohender Verlust eines Großkunden, Pannen kurz vor Fertigstellung eines wichtigen Auftrages). B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Sie sind der Schlüssel zu effektivem Zeitmanagement – und werden leider häufig vernachlässigt, denn "es ist ja noch Zeit".

 

Aufgaben mit hoher Dringlichkeit, die im Vergleich zu A- und B weniger wichtig sind, erhalten die Priorität C. Man muss sie entweder bald erledigen (sonst ist es zu spät) oder einfach gleich streichen, um Zeit für A und B zu gewinnen. Zu den C-Aufgaben gehören alle Dinge, die man gut delegieren kann aber lieber selber erledigt. Auch ein Teil der unangekündigten Besucher/Anrufer und der E-Mail (welcher weiß jeder einzelne selbst am besten) fällt in den Bereich C sowie z. B. eine Stunde lang ein zehn Euro billigeres Hotel zu suchen (ist eine Stunde Zeit nicht mehr wert?). Das größte Streichpotential bieten schließlich D-Aufgaben, die von allen die geringste Dringlichkeit und Wichtigkeit besitzen – dies sind oft unnütze „Fluchtaufgaben“, kleingeistige Fernsehshows (es sei denn, man kann dabei gut entspannen) und der größte Teil an Katalogen und Werbepost, in denen wir oft ziellos herumblättern.

 

Erledigen Sie Aufgaben mit hoher Hebelwirkung zuerst!

Nicht dringliche Aufgabe mit der hoher Wichtigkeit (B) erhalten deshalb eine höhere Priorität als rein dringliche Aufgaben, da sie oft für die Produktion wichtiger Ergebnisse verantwortlich sind oder hohen Einfluss auf die gesamte Leistung haben. Ein typisches Beispiel ist das Erlernen des Zehnfinger-Systems für die Arbeit am PC. Immer mehr Personen müssen täglich mehrere Stunden lang E-Mails, Geschäftsbriefe und Berichte etc tippen. In vielen Büros trifft man daher Mitarbeiter, die schon weit mehr Zeit durch Ihre langsame Tippgeschwindigkeit und zudem höhere Fehlerrate verloren haben, als es sie gekostet hätte, vor Jahren für ca. vierzehn Tage täglich eine Stunde in ein Zehnfinger-Training zu investieren. Einige von ihnen haben sich das schon seit Monaten oder Jahren vorgenommen, jedoch „noch nie die Zeit dafür gehabt“. Richtig ist es, zu sagen, „immer andere Dinge vorgezogen“ – und somit benötigen sie gerade für eilige und besonders wichtige E-Mails und Berichte regelmäßig viel mehr Zeit zum tippen. Viele der Betroffenen hätten bereits in ein paar Wochen/Monaten die in einen entsprechenden Kurs investierte Zeit durch das Zehnfingersystem wieder gewonnen, mit dem sie weitaus schneller und mit weniger Fehlern ihre Berichte tippen könnten. 

 

Je länger Sie diese B-Aufgabe aufschieben, desto mehr Stress haben Sie in den anderen Bereichen. Ein Teil der B-Aufgaben sind so genannte „Wanderaufgaben“, z. B. die regelmäßige Kontrolle beim Zahnarzt oder ein Arztbesuch bei anhaltenden Beschwerden (auch auf Maschinen und Prozessabläufe übertragbar…). Diese sind nicht besonders dringend. Andererseits erfordern sie bei rechtzeitiger Erledigung nur wenig Zeit und sind relativ beliebig planbar, während ein zu langes Aufschieben sie in den Bereich der Priorität A verschieben kann, wenn man auf häufigere und stärkere Beschwerden nicht hört.

 

Mehr zum Prioritäten setzen erfahren Sie z. B. in unserem Buch Zeitmanagement mit Outlook


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