27.10.2011

Kalender synchronisieren - Outlook und Smartphones

Wie gleichen Sie Outlook, Smartphone und Google Calendar stressfrei ab? Ein Interview mit mir dazu ist am 24. Februar 2011 in der gedruckten Ausgabe der welt erschienen (auch online: hier). In diesem Blogbeitrag finden Sie den kompletten, ungekürzten Interview-Text mit noch mehr Infos (auf "[mehr]" oder die Überschrift klicken, um ihn zu öffnen).

Ein Kalender kann grundsätzlich auf zwei Plattformen liegen, entweder auf einem Server im Netz oder lokal auf der eigenen Festplatte.

Bei der Synchronisierung greifen die jeweils verwendeten Geräte idealerweise auf einen Server zu und gleichen ihren Datenbestand dort ab. Natürlich kann man auch die Kalenderdaten zwischen zwei Geräten synchronisieren, indem man diese mit einem Kabel verbindet. Die Server-Lösung ist aber die schönere. So können mehr als zwei Geräte aktuell gehalten werden, man muss nicht mehr an das regelmäßige Synchronisieren per Hand denken, kann die Daten für andere freigeben, vermeidet viele Konfliktquellen der manuellen Synchronisation und auch Smartphones sind per Direct Push der Daten über das Internet stets auf dem neuesten Stand.

Die zwei wichtigsten Server-Techniken für die Kalenderverwaltung sind Microsoft Exchange und der Google Calendar. Ich rate jedoch vom Einsatz von Google Calendar im Unternehmen ab.

Seinen Google Calendar kann man in Outlook als ICAL-Internetkalender abonnieren oder z.B. mit dem Tool Google Calendar Sync mit Outlook synchronisieren. Diese Synchronisationslösungen für die beiden Welten haben aber in der Praxis so Ihre Tücken, so dass ich sie nicht empfehle. Den Google Calendar aber in einer Zusatz-App auf dem Smartphone anzuzeigen, während der Hauptkalender nur mit Outlook abgleicht, funktioniert gut und zuverlässig. Um Ihr iPhone mit Google Calendar zu synchronisieren, nutzen Sie CalenGoo. Auf dem Blackberry können Sie im Blackberry Messenger einen Gruppenkalender erstellen, der dann auch mit Ihrem Hauptkalender zusammen angezeigt werden kann (alternativ gibt es Google Calendar Sync für Blackberry).

Man kann auch selbst einen Exchange-Server anmieten, das fängt bei etwa zehn Euro im Monat an (z.B. bei www.qualityhosting.de oder der Telekom). Damit lassen sich dann PCs und mobile Geräte abgleichen. Eine Alternative ist die iCloud www.icloud.com (ehemals MobileMe http://www.me.com) von Apple. Das ist quasi eine Art Mini-Exchange-Server für eine überschaubare Zahl von Nutzern. Damit kann Outlook seine Daten synchronisieren, ebenso das iPhone und iCal auf dem Mac. Man kann die Daten auch einfach im Webbrowser ansehen, bearbeiten und für andere freigeben.

Manchmal ist es besser, anderen nicht alle Termine freizugeben, sondern nur eine vereinfachte Version des Kalenders, etwa die belegte Zeit. So ist es für den Ehepartner nur verwirrend, wenn er zwar zehn Telefonkonferenzen am Tag im Kalender vorfindet aber daran trotzdem noch nicht sieht wann man aus dem Büro zu Hause sein wird. Auch soll nicht jede freie Zeit im Kalender als Sprechzeit für Kunden zur Verfügung stehen, sondern nur bestimmte Zeiträume. Dazu richtet man entweder einen zweiten Kalender ein oder nutzt ein Tool wie www.tungle.me . Diese Server-Lösung gleicht die Kalenderdaten mit Outlook ab. Andere können so sehen, welche Zeiten noch verfügbar sind.

Natürlich kann ich meinen Kalender auch verschicken oder ausdrucken. Wenn sich meine Termine nicht mehr ändern, kann ich den Kalender ausdrucken und in der Küche an die Tür hängen. Outlook kann seit der Version 2007 Kalender per Mail verschicken.

In der Kalender- und Aufgabenplanung verlieren sich die meisten zu sehr im kurzfristigen Tagesgeschäft. Software und Geräte lassen sich erst dann wirklich sinnvoll für die persönliche Planung nutzen, wenn man sich zunächst die Zeit nimmt, um die Möglichkeiten kennenzulernen und dann gezielt für die eigenen Bedürfnisse einzusetzen.

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